KI im Mittelstand mit der SPIN-Methode einführen (DD#14)
Viele mittelständische Unternehmen fragen zuerst nach dem passenden KI-Tool, bevor sie wissen, was ihr eigentliches Problem kostet. Eike Zimmermann, Leiter des KI Transferhub bei KI.SH, erklärt im Gespräch mit Johannes Kasch, Content Marketing Lead bei slashwhy, warum diese Reihenfolge selten funktioniert.
KI.SH im slashwhy Podcast
Wer ein KI-Projekt startet, stellt meist zuerst die Frage nach dem passenden Tool. Für Eike Zimmermann ist das die falsche Reihenfolge. Der Leiter des KI Transferhub bei KI.SH berät kleine und mittelständische Unternehmen in Schleswig-Holstein dabei, KI-Anwendungsfälle zu finden, die wirklich etwas bringen, und stellt dabei immer zuerst eine andere Frage: Was kostet das Problem, das gelöst werden soll, eigentlich genau? Wie konkret diese Rechnung aussehen kann, zeigt ein Beispiel aus seiner Praxis: Ein Gebäudereiniger mit 1.200 Mitarbeitenden lässt Reinigungsprotokolle von Hand in die Buchhaltung übertragen. Klingt nach einer Kleinigkeit. Ist es aber nicht, wenn man nachrechnet, was dieser eine Prozessschritt an Vertragsverzögerungen und fehlerhaften Abrechnungen kostet. Im Gespräch mit Johannes Kasch von slashwhy, erklärt Eike Zimmermann, warum die eigentliche Arbeit vor der Toolauswahl passiert.
Hinweis: Dieses Gespräch wurde live auf dem Event „KI meets Kiel" aufgezeichnet.
Die wichtigste Erkenntnis:
Die meisten Unternehmen fragen „Wie setzen wir KI ein?", bevor sie wissen, was ihr Problem eigentlich kostet. Eike Zimmermann dreht diese Reihenfolge im slashwhy Podcast um: erst die Situation nüchtern beschreiben, dann die Auswirkungen in Euro und Arbeitsstunden beziffern, erst danach über ein Werkzeug sprechen. Die wertvollste KI-Anwendung läuft meistens unsichtbar im Hintergrund, während viel Aufmerksamkeit auf spektakuläre Anwendungsfälle geht, die im Mittelstand selten das eigentliche Problem lösen.
Warum viele Unternehmen bei KI abwartend bleiben
Schleswig-Holstein ist geprägt von einem sehr kleinteiligen Mittelstand: Rund 130.000 Unternehmen sind dort ansässig, davon über ein Viertel Handwerksbetriebe. Große Konzerne wie in Bayern oder Nordrhein-Westfalen fehlen weitgehend. In diesem Umfeld beobachtet Eike Zimmermann eine breite Zurückhaltung gegenüber KI, die aber nicht aus Skepsis gegenüber der Technologie entsteht. Unternehmen fehlt es oft schlicht an ersten Impulsen und Grundlagenwissen, verbunden mit der Annahme, man müsse die Technik erst selbst verstehen, bevor man sie einsetzen kann.
Diese Zurückhaltung trifft auf ein mediales Umfeld, in dem KI vor allem über spektakuläre Beispiele sichtbar wird: Millionengehälter für KI-Engineers bei großen Techunternehmen, Produkte mit „AI Powered" auf der Verpackung. Für den Mittelstand ist dieses Bild wenig hilfreich und teilweise sogar irreführend, denn die eigentliche Wertschöpfung entsteht meist unauffällig, indem bestehende Prozesse so verändert werden, dass die Mitarbeitenden damit besser arbeiten können. Wer sich an diesen lauten Erfolgsgeschichten misst, unterschätzt leicht, was im eigenen Unternehmen bereits sinnvoll umsetzbar wäre.
Fragen & Antworten aus der Folge Dings & Digital
Eike Zimmermann beschreibt KI.SH als Förderinstrument, das kleinen und mittelständischen Unternehmen sowie öffentlichen Einrichtungen einen niedrigschwelligen Zugang zu KI-Use-Cases ermöglichen soll. Das Besondere daran: Unternehmen erhalten kein Geld, sondern eine Wissensleistung. Der Grund dafür ist laut Eike Zimmermann simpel: „Alles, was wir machen, ist letztlich nur eine Risikominimierung für kleine und mittelständische Unternehmen, damit die ihr Geld nachher in den Use Case stecken können, der auch wirklich wertschöpfend ist."
Viele Unternehmen sind abwartend, erklärt Eike Zimmermann, das habe aber nichts mit grundsätzlichem Misstrauen gegenüber KI zu tun. Vielmehr fehlten „einfach so die ersten Impulse" und ein Stück Grundlagenwissen. Hinzu komme oft eine gewisse Scheu, weil Unternehmen glauben, sie müssten erst selbst mehr von der Technik verstehen, bevor sie sie einsetzen können.
Für Eike Zimmermann ist die Frage nach dem Aufholen falsch gestellt: Der Mittelstand habe ein „sehr gut abgegrenztes Aktionsfeld", in dem er bestehen müsse, unabhängig von den Erfolgsmeldungen großer Konzerne auf Plattformen von LinkedIn. Die wertvollsten KI-Anwendungen fallen dabei selten auf: „Die beste KI ist die, die man gar nicht so sehr merkt, weil sie einfach still im Hintergrund ihren Dienst verrichtet." Die Wertschöpfung sei meistens dann am höchsten, wenn Prozesse im Unternehmen so optimiert werden, dass die eigenen Mitarbeitenden damit gut arbeiten können.
Die SPIN-Methode trennt laut Eike Zimmermann zunächst Situation und Problem: Eine Situation ist erstmal neutral, ein Problem entsteht erst, wenn ich sie ändern möchte und es momentan nicht kann. Danach folgt die Implikation, also die Auswirkung des Problems – etwa verlangsamte Prozesse, entgangener Umsatz oder verlorener Anschluss an Marktbegleiter. Wie konkret das werden kann, zeigt sein Beispiel eines Gebäudereinigers mit 1.200 Mitarbeitenden: Reinigungsprotokolle wurden händisch als Zettel in die Buchhaltung übertragen, was Vertragsverhandlungen verzögerte und durch fehlerhafte Abrechnungen unzufriedene Mitarbeitende erzeugte. Am Ende stand keine komplexe KI-Lösung, sondern ein einfacher PDF-Soll-Ist-Abgleich.
Software oder Prozessveränderungen funktionieren laut Eike Zimmermann nur, wenn die Menschen, die damit arbeiten sollen, sie auch nutzen wollen. Wer Prozesse verändert, muss die Mitarbeitenden deshalb nicht nur einbeziehen, sondern aktiv fragen, was ihren Arbeitsalltag tatsächlich verbessern würde. Sein Fazit dazu ist unmissverständlich: „Veränderung wurde noch nie gut gefunden, nur weil sie vom Management kommt."
Für betriebliche Prozessveränderungen verweist Eike Zimmermann auf die betriebliche Innovationsförderung, für neue KI-basierte Produkte auf die KI-Zahlrichtlinie des Landes Schleswig-Holstein. Schleswig-Holstein verfüge zudem über ein großes KI-Ökosystem aus Dienstleistern unterschiedlichster Ausrichtung. Für Unternehmen außerhalb Schleswig-Holsteins gebe es vergleichbare Anlaufstellen, etwa ARIC in Hamburg oder einen KI-Transferhub in Mecklenburg-Vorpommern.
Unser Fazit aus dem Gespräch mit KI.SH
Die Technik ist bei KI-Projekten im Mittelstand selten das Problem. Was fehlt, ist meist die Rechnung vorher und die Rückfrage bei den Mitarbeitenden hinterher. Eike Zimmermann macht mit der SPIN-Methode aus beidem einen festen Ablauf: erst die Situation nüchtern beschreiben, dann die Auswirkungen in Euro und Arbeitsstunden beziffern, und die Mitarbeitenden von Anfang an fragen, was ihren Arbeitsalltag tatsächlich erleichtern würde.
Was am Ende dabei herauskommt, muss keine spektakuläre KI-Anwendung sein. Beim Gebäudereiniger aus seinem Beispiel reichte ein einfacher Soll-Ist-Abgleich zweier PDFs, um einen Prozess zu ersetzen, der vorher fünf Personen jahrelang in Handarbeit beschäftigt hatte. Wer im eigenen Unternehmen mit KI anfangen will, sollte deshalb zuerst rechnen statt nach Tools zu suchen.
Den vollständigen Dings & Digital Podcast mit Eike Zimmermann und Johannes Kasch gibt es jetzt auf allen gängigen Podcast-Plattformen
