Klare Sicht vor großem Software-Invest
Prozessberatung & Anforderungsmanagement
forwerts & slashwhy
Dieses Projekt wurde innerhalb der slashwhy-Unternehmensgruppe durch das Partnerunternehmen forwerts realisiert. forwerts ist eine Digitalisierungs- und Designberatung mit Fokus auf UX- und CX-Strategie, Service Design und Strategie-Consulting. Ein interdisziplinäres Team aus Designer:innen und Konzepter:innen bringt digitale Produkte auch in komplexen Konzernumfeldern erfolgreich ins Ziel. Gemeinsam bieten slashwhy und forwerts Beratung, Design und Entwicklung aus einer Hand: von der Strategie bis zur Implementierung. forwerts arbeitet branchenübergreifend mit Schwerpunkten in den Bereichen Energie, Industrie, Technologie, Healthcare und Finance.
Leistungen
UX Strategieberatung
Prozessberatung
Requirements-Management
Technologien/Methoden
Anforderungskonkretisierung
Software- & Porzessanalyse
Kosten- & Wirtschaftlichkeitsbetrachtung
Handlungsempfehlungen & Priorisierung
Training on the Job
Softwareeinführung bei einem Versorger
Bei dem Kunden handelt es sich um einen kommunalen Versorger, der neben Energie auch Wasser, Wärme, Nahverkehr und Telekommunikation bereitstellt und damit einen öffentlichen Auftrag erfüllt. Das Unternehmen befang sich unmittelbar vor der Einführung eines zentralen Softwaresystems, als klar wurde, dass Anforderungen noch unscharf und unpriorisiert waren und die bestehenden Prozessen vor einer Digitalisierung noch Raum für Optimierung boten. Hinzu kam ein strukturelles Problem: bereits vorhandene Software wurde in den Fachabteilungen nicht entsprechend ihrer Möglichkeiten genutzt, während intern gleichzeitig bereits über die Anschaffung zusätzlicher Software-Tools diskutiert wurde. Gefragt waren deshalb geschärfte Anforderungen und eine ehrliche Bewertung von Software, Prozessen und Strukturen.
Anforderungskonkretisierung heißt für uns, technische und menschliche Seite zusammenzudenken. Software wird erst dann gut genutzt, wenn die Menschen dahinter mitgenommen werden.
Sebastian Baldauf
Director UX Design bei forwerts
Verstehen, schärfen & bewerten von Anforderungen
Das Unternehmen beauftragte forwerts mit einer Digitalisierungs- und Strategieberatung mit UX-Fokus. Die Nutzersicht richtete sich dabei nach innen, auf die eigene Belegschaft, die das neue System künftig bedienen sollte.
Anforderungen auf zwei Ebenen geschärft
Am Anfang stand die Anforderungskonkretisierung: klar herauszuarbeiten, was das zentrale Softwaresystem wirklich leisten muss. forwerts betrachtete dabei nicht nur die technische, sondern ebenso die menschliche Seite, denn ein großer Teil der Anforderungen entschied sich daran, wie die Teams im Alltag mit Software und Prozessen umgehen. Aus diffusen Erwartungen und teils widersprüchlichen Wünschen wurden so überprüfbare, priorisierte Anforderungen, ausgerichtet auf ein System, das die Mitarbeiter:innen im Betrieb annehmen und aktiv nutzen.
Prozesse optimiert, nicht nur digitalisiert
Ein zweiter Ansatzpunkt lag in den Prozessen selbst. Bevor Abläufe unverändert in ein neues Softwaresystem übernommen werden, lohnt die Frage, ob sie in ihrer heutigen Form noch taugen. forwerts analysierte die zentralen Prozesse und verschlankte sie dort, wo Umwege oder doppelte Schritte steckten. So wurden gewachsene Schwächen vorher bereinigt, statt sie in die neue Lösung zu übertragen und festzuschreiben. Klarere Abläufe schärften zugleich die Anforderungen und senkten den Aufwand der Einführung.
Der ehrliche Spiegel fürs Management
Parallel bewertete forwerts Software, Abläufe und interne Strukturen. Der größte Hebel lag darin, der Führungsebene einen ehrlichen Spiegel vorzuhalten: Wo lagen die eigentlichen Painpoints, wo klafften strukturelle Lücken, an welchen Stellen bremste die Organisation sich selbst. Manche dieser Befunde waren unbequem, etwa dass Aufgaben und Verantwortlichkeiten nicht überall zusammenpassten. Gerade der öffentliche Auftrag machte es jedoch wichtig, solche Punkte klar zu benennen, statt sie zu umgehen.
Enablement & kluge Tool-Entscheidungen
Schulungen & Training on the Job
Ein früher Quick Win war die Befähigung der Mitarbeiter:innen. In Schulungen und begleitend im Arbeitsalltag zeigte forwerts, wie sich die Anwendungen in den Fachabteilungen wirksamer nutzen lassen, und bereitete die Teams zugleich auf die Arbeit mit dem kommenden zentralen System vor. Frühere Einschätzungen aus den Teams, welche Werkzeuge taugen und welche nicht, bestätigten sich dabei als berechtigt. Vieles war im Haus längst da und musste vor allem sichtbar und nutzbar gemacht werden.
Vorhandene Tools ausschöpfen statt teuer ersetzen
Daraus ergab sich die zentrale strategische Empfehlung. Im Raum stand die Einführung weiterer, teurer Software-Module für das neue System, obwohl bereits vorhandene Tools den Großteil dieser Aufgaben abdeckte. forwerts machte transparent, welche Vorteile und welche Folgekosten ein solcher Invest mit sich bringt: neue Schulungen, angepasste Prozesse, erneuerte Schnittstellen. Statt eines pauschalen "Ja" oder "Nein" lieferte forwerts eine differenzierte Antwort, wo sich bestehende Werkzeuge konsequent ausschöpfen lassen und wo sich eine Neuinvestition tatsächlich lohnt.
Der größte Hebel lag darin, dem Kunden einen ehrlichen Spiegel vorzuhalten. Erst wenn eine Organisation sieht, wo sie wirklich steht, kann sie die richtigen Entscheidungen treffen.
Sebastian Baldauf
Director UX Design bei forwerts
Achievements & Outcome
Kostentransparenz & klare Prioritäten
Anforderungen konkretisiert: Statt einer langen Wunschliste steht nun ein geschärftes, nach Wirkung sortiertes Anforderungsset, an dem sich die Einführung ausrichtet.
Prozesse verschlankt: Umwege und doppelte Schritte wurden vor der Systemeinführung bereinigt, statt gewachsene Schwächen in die neue Software zu übernehmen.
Kostentransparenz geschaffen: Der Versorger sieht heute, welche Bausteine welche Kosten verursachen und wo Fehlentscheidungen im Betrieb teuer werden.
Fehlinvestition vermieden: Statt teure Zusatzmodule zu beschaffen, nutzt der Versorger seine bestehenden Werkzeuge weiter und spart die Folgekosten eines Zukaufs.
Mitarbeiter:innen befähigt: Schulungen und Begleitung im Arbeitsalltag versetzen die Teams in die Lage, ihre Werkzeuge sicher und schnell einzusetzen.
Strukturelle Lücken benannt: Die Bewertung machte sichtbar, wo Prozesse und Verantwortlichkeiten nicht zusammenpassten, und schuf die Grundlage, diese Lücken gezielt zu schließen.
Handlungssicherheit für die Führung: Klare Empfehlungen und sichtbar gemachte Etappen zeigen der Führungsebene, welche Schritte als Nächstes zählen, auch über die Projektlaufzeit hinaus.
FAQ
Anforderungsmanagement, englisch Requirements Management, bezeichnet den strukturierten Umgang mit den Anforderungen an ein System oder Softwareprodukt: sie zu erheben, zu dokumentieren, zu priorisieren und über den Projektverlauf nachzuverfolgen. Ziel ist, unscharfe Erwartungen in klare, überprüfbare Anforderungen zu überführen, an denen sich die Umsetzung ausrichtet. Gutes Anforderungsmanagement berücksichtigt dabei nicht nur technische Vorgaben, sondern auch die Menschen und Prozesse, die mit dem System arbeiten.
Bei einer Softwareeinführung entscheidet weniger die Technik über den Erfolg als die Vorbereitung. Wichtig ist, die Anforderungen vorab zu klären und zu priorisieren, die betroffenen Prozesse zu prüfen und bei Bedarf zu verbessern, statt sie unverändert abzubilden, und die Mitarbeiter:innen früh mitzunehmen, damit die Lösung im Alltag angenommen wird. Ebenso lohnt die Prüfung, ob wirklich neue Software nötig ist oder ob bestehende Werkzeuge den Bedarf schon decken. Wer diese Punkte übergeht, riskiert unnötige Kosten und geringe Akzeptanz.
Digitalisierungsberatung unterstützt Organisationen dabei, Prozesse, Angebote und interne Abläufe mit digitalen Mitteln zu verbessern. Sie reicht von der Strategie über die Analyse bestehender Systeme und Prozesse bis zur Auswahl passender Lösungen und der Begleitung der Umsetzung. Im Vordergrund steht nicht Technik um ihrer selbst willen, sondern was sie bewirkt: effizientere Abläufe, geringere Kosten und Lösungen, die im Alltag tatsächlich genutzt werden.
Prozessoptimierung bezeichnet die gezielte Verbesserung von Arbeitsabläufen, um sie schneller, kostengünstiger oder weniger fehleranfällig zu machen. Dazu werden bestehende Prozesse analysiert, überflüssige Schritte entfernt und Verantwortlichkeiten klarer geregelt. Gerade bei Versorgern und in regulierten Branchen hilft sie, begrenzte Mittel wirksamer einzusetzen und den eigenen Auftrag verlässlich zu erfüllen.
Digitalisierung bei Energieversorgern bedeutet, Angebote, Kundenkontakt und interne Abläufe mit digitalen Werkzeugen zu verbessern, vom Online-Vertrieb über Kundenportale bis zu den Systemen im Hintergrund. Die Branche ist stark reguliert und arbeitet häufig mit über Jahre gewachsenen IT-Landschaften. Neue Lösungen müssen deshalb zu bestehenden Systemen, zu den Abläufen der Fachbereiche und zu gesetzlichen Vorgaben passen, statt isoliert zu entstehen.
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