Vom Staffing zur zentralen Steuerungsplattform
Workforce Intelligence Platform /skills
Technologien
Typescript
cedar.js
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postgreSQL
Docker
Tailwind
GraphQL
Steigende Komplexität im Staffing
Kundenprojekte richtig besetzen
Mit dem kontinuierlichen Wachstum von slashwhy stieg auch die Komplexität in der Projektplanung: Welche Developer, UX Designer und Agile Coaches werden wann in welchem Kundenprojekt eingesetzt? Wer beherrscht welche Technologie und wie lässt sich ein ideales Team für ein konkretes Projekt zusammenstellen? Das Geschäftsmodell als Software-Dienstleister erfordert ein präzises Staffing, also die passgenaue Zuordnung von Skills und Erfahrungen zu Projektanforderungen bei gleichzeitig optimaler Auslastung.
Dieses Staffing erfolgte lange Zeit manuell in umfangreichen Excel-Tabellen, später in Confluence, mit hohem Pflegeaufwand, steigender Fehlerquote und begrenzter Transparenz. Gleichzeitig wurde es für die Business Manager als Verantwortliche für die einzelnen Geschäftsbereiche mit steigender Mitarbeiterzahl zunehmend schwieriger, den Überblick über deren Fähigkeiten und Erfahrungen zu behalten. Da das Staffing geschäftsbereichsübergreifend erfolgt, führte dies zudem zu einem hohen Abstimmungsaufwand.
Skills sichtbar machen & Bedarfe erkennen
Skill-Portal zur Unterstützung von Staffing & Weiterbildung
Ausgehend von diesen Herausforderungen entstand die Idee eines internen Skill-Portals, in dem Mitarbeiter:innen ihre Fähigkeiten und Erfahrungen selbst pflegen können. Ziel war es, vorhandenes Know-how im Unternehmen sichtbar und durchsuchbar zu machen und so das Staffing gezielt zu unterstützen.
Gleichzeitig wurde der Nutzen über das reine Staffing hinaus gedacht: Das Tool sollte auch die Personalentwicklung unterstützen, indem es strategische Lücken bei bestimmten Technologien frühzeitig identifiziert. Darüber hinaus sollten Mitarbeiter:innen Weiterbildungsbedarfe melden, sich als Expert:innen für bestimmte Themen positionieren und aktiv den fachlichen Austausch mit Kolleg:innen suchen können, um voneinander zu lernen.
Neben den Business Managern wurden damit auch People & Culture sowie die Mitarbeiter:innen selbst zu zentralen Nutzergruppen der geplanten Lösung.
/skills ist für uns ein zentraler Baustein, um slashwhy datenbasiert zu steuern. Wir schaffen damit Transparenz über Ressourcen, Kompetenzen und Projekte und können deutlich fundierter entscheiden.
Dr. Joachim Wilharm
Managing Director bei slashwhy
Früher haben wir Informationen parallel in verschiedenen Excel-Tabellen und weiteren Tools gepflegt. Heute passiert alles zentral in /skills. Das spart uns im Prozess deutlich mehr als 50 Prozent Zeit und macht das Staffing gleichzeitig transparenter und verlässlicher.
Niklas Tüpler
Business Manager bei slashwhy
Wir haben uns bewusst für eine Individualentwicklung entschieden, weil wir unsere Anforderungen so deutlich besser abbilden und die Lösung konsequent an den Bedürfnissen der Nutzer:innen ausrichten konnten. Gleichzeitig behalten wir die Hoheit über die Weiterentwicklung der Plattform.
Hendrik Huerkamp
IT Manager bei slashwhy
/skills ist längst mehr als ein Matching-Tool. Die Plattform verbindet heute Staffing, Skill-Management und Forecasting in einer Anwendung und bildet damit zentrale Prozesse unseres Unternehmens durchgängig ab.
Robin Schmitz
Product Owner /skills bei slashwhy
Individualsoftware statt Standardlösung
Klarer Scope durch User Story Mapping
Zur Konkretisierung der Produktvision und als Grundlage für die Make-or-Buy-Entscheidung wurde ein User Story Mapping Workshop durchgeführt. Ziel war es, Ideen und Anforderungen strukturiert zusammenzuführen und zu priorisieren.
Auf dieser Basis wurden mögliche Standardlösungen evaluiert und mit den definierten Anforderungen abgeglichen. Dabei zeigte sich, dass viele Tools entweder funktional nicht ausreichten oder eher auf kleinere Organisationen zugeschnitten waren und die gewachsene Komplexität bei slashwhy nicht abbilden konnten. Insbesondere das Zusammenspiel von Staffing und Skill-Management ließ sich mit bestehenden Lösungen nur unzureichend unterstützen.
Der Workshop half nicht nur dabei, den Scope der Lösung klar zu definieren und Anforderungen zu priorisieren, sondern schuf auch eine belastbare Entscheidungsgrundlage. Die Entscheidung für eine Individualentwicklung fiel daher bewusst – auch aufgrund langfristig geringerer Kosten und der Möglichkeit, die Weiterentwicklung selbst zu steuern.
Vom ersten Prototyp zum internen Portal /skills
Der erste Prototyp des internen Skill-Portals /skills entstand eigeninitiativ durch einen Entwickler parallel zu seinem Kundenprojekt. Im Anschluss wurde schrittweise ein dediziertes Team aufgebaut, das die Anwendung kontinuierlich weiterentwickelte. Neben dem Kernteam aus zwei Entwicklern und einer UX Designerin engagierten sich weitere Kolleg:innen neben ihrer Arbeit in Kundenprojekten für das interne Projekt.
Durch die enge Einbindung der Business Manager, des Teams People & Culture und weiterer Kolleg:innen konnte die Lösung direkt entlang der tatsächlichen Anforderungen im Staffing und im HR-Bereich weiterentwickelt werden. Die Entwicklung erfolgte iterativ anhand konkreter Anwendungsfälle und wurde kontinuierlich durch Feedback aus dem Projektalltag weiter geschärft.
Evolution zum zentralen Workforce Management
Integrierte Business-Applikation statt fragmentierter Prozesse
Der Funktionsumfang von /skills entwickelte sich schrittweise entlang konkreter Anwendungsfälle. Zunächst lag der Fokus auf Staffing und Skill-Transparenz, später wurden weitere Funktionen ergänzt – darunter Schnittstellen zu bestehenden Systemen, Reporting-Funktionalitäten und eine interne Projektstellenbörse. Dabei wurden zuvor fragmentierte Prozesse und verteilte Datenquellen zunehmend in einer zentralen Anwendung zusammengeführt. Heute bildet die Plattform alle Mitarbeiter:innen, Projekte, Positionen und Auslastungen zentral ab. Die zuvor genutzten Excel-Tabellen wurden dabei schrittweise abgelöst und sind inzwischen vollständig ersetzt.
Use Case
Umsatz-Forecasting für
projektbasierte Unternehmen
Von der Ressourcenplanung zur belastbaren Umsatzprognose
Ein zentraler Benefit von /skills, der in der ursprünglichen Produktvision noch keine Rolle spielte, ist der integrierte Umsatz-Forecast. Dabei werden verschiedene Datenquellen miteinander kombiniert und automatisiert ausgewertet:
Projektplanung, Tagessätze und Staffing-Daten aus /skills
Erfasste Projektzeiten aus einem Projekt- und Abrechnungssystem
Geplante Abwesenheiten aus dem HR-System
Auch interne, nicht-fakturierbare Zeiten werden berücksichtigt, um Fakturierungsquoten realistisch zu prognostizieren und transparente Einblicke für Mitarbeiter:innen und Führungskräfte zu ermöglichen.
Auf dieser Basis berechnet die Plattform für jede Projektposition (Seat), wie viele Tage eine Person tatsächlich im Projekt arbeitet (Auslastungsquote) und welchen Umsatz sie generiert.
Die Ergebnisse werden auf Projekt-, Team- und Unternehmensebene aggregiert und ermöglichen so eine konsistente Sicht auf die erwartete Umsatzentwicklung.
Kombination aus Planungsdaten & Erfahrungswerten
Für einen Zeitraum von drei Monaten basiert der Forecast auf konkreten Planungsdaten wie Projektzuordnungen und Urlaubszeiten. Für weiter in der Zukunft liegende Zeiträume werden zusätzliche Annahmen auf Basis von Erfahrungswerten berücksichtigt, etwa saisonale Urlaubsmuster oder durchschnittliche Krankheitstage. So entsteht eine realistische und zugleich praxisnahe Umsatzprognose, die sowohl dem Business Management als auch Finance als belastbare Entscheidungsgrundlage dient.
Hohe Prognosegenauigkeit & Effizienzgewinn
Die zuvor genutzte Excel-basierte Lösung konnte nach einer Pilotphase vollständig abgelöst werden. Insbesondere im Drei-Monats-Zeitraum erreicht der Forecast eine sehr hohe Genauigkeit von über 97 % und reduziert gleichzeitig den manuellen Aufwand erheblich.
Kontinuierliche Weiterentwicklung & tiefere Integration
Mehr Automatisierung & KI-gestütztes Staffing
/skills wird kontinuierlich weiterentwickelt. Geplant sind unter anderem eine KI-gestützte Empfehlung für das Staffing, die automatisiert geeignete Team-Konstellationen vorschlägt und den manuellen Abstimmungsaufwand sowie die Komplexität weiter reduziert. Darüber hinaus sind automatisierte Erinnerungen zur Skill-Pflege sowie eine stärkere Integration mit bestehenden Tools wie Jira und Confluence geplant. Perspektivisch könnten auch Prozesse wie die Budgetplanung oder das Lizenzmanagement über die Plattform gesteuert werden.
Gemeinsam mit dem CRM-System und dem internen AI-Hub sparkie soll /skills langfristig eine der zentralen digitalen Plattformen bei slashwhy werden und die datenbasierte Unternehmenssteuerung weiter stärken.
Mit dem integrierten Umsatz-Forecast haben wir eine deutlich belastbarere Grundlage für unsere Planung. Gerade im Drei-Monats-Zeitraum erreichen wir eine Prognosegenauigkeit von über 97 Prozent.
Tanja Paus
Finance Manager bei slashwhy
Was ich an slashwhy besonders schätze, ist der Freiraum, den ich als Entwickler bekomme, um neben dem Projektgeschäft eigene Ideen umzusetzen. /skills ist ein gutes Beispiel dafür, bei dem aus so einer Idee und einem ersten Prototypen Schritt für Schritt eine zentrale Plattform für das ganze Unternehmen entstanden ist.
Kolja Lampe
Senior Software Engineer bei slashwhy
Das Projekt /skills ist ein sehr gutes Beispiel dafür, was entstehen kann, wenn engagierte Kolleg:innen die Initiative ergreifen und Ideen entwickeln, wie wir unsere eigenen Prozesse optimieren und professionalisieren können. Bei slashwhy geben wir bewusst den Freiraum, solche Ideen voranzutreiben und das Unternehmen aktiv mitzugestalten.
Dr. Joachim Wilharm
Managing Director bei slashwhy
Achievement & Outcome
Mehr Effizienz & bessere Entscheidungen
Zentrale Workforce Intelligence Platform etabliert: /skills bündelt Staffing, Skill-Management und Forecasting sowie weitere Funktionen in einer integrierten, skalierbaren Lösung.
Transparenz über Fähigkeiten & Erfahrungen geschaffen: Relevante Informationen zu Mitarbeiter:innen, Projekten und Kompetenzen sind zentral verfügbar und gezielt nutzbar.
Staffing effizienter & fundierter gestaltet: Projekte können schneller besetzt und Auslastung sowie Teamkonstellationen besser gesteuert werden.
Datenbasierte Personalplanung ermöglicht: Recruiting- und Weiterbildungsbedarfe lassen sich frühzeitig erkennen und Maßnahmen ableiten.
Zuverlässige Umsatzprognosen geschaffen: Der integrierte Forecast liefert eine belastbare Grundlage für Entscheidungen im Business Management und Finance.
Fragmentierte Prozesse abgelöst: Excel-basierte Lösungen wurden durch eine zentrale Anwendung ersetzt und manuelle Aufwände deutlich reduziert.
Zusammenarbeit verbessert: Zentrale Datenhaltung und asynchrone Planung erleichtern die Abstimmung zwischen den Business Managern.
Wachstumsrisiken reduziert: Inselwissen wurde abgebaut und eine vollständige Übersicht über Projekte und Ressourcen geschaffen.
Zeitaufwand reduziert: Automatisierte Prozesse ersetzen manuelle Pflege und Berechnungen in Business Management und Finance.
Prognosegenauigkeit im Forecast erhöht: Einheitliche Datenbasis und reduzierte manuelle Pflege verbessern insbesondere die Genauigkeit im Drei-Monats-Zeitraum.
FAQ
Eine Workforce Intelligence Platform ist eine zentrale Anwendung, die Daten zu Mitarbeiter:innen, Projekten und Kompetenzen zusammenführt und auswertet. Sie unterstützt Unternehmen dabei, Ressourcen effizient zu planen, fundierte Entscheidungen zu treffen und Prozesse wie Staffing, Skill-Management oder Forecasting zu optimieren.
Skill-Management umfasst die systematische Erfassung, Pflege und Weiterentwicklung von Kompetenzen innerhalb eines Unternehmens. Ziel ist es, vorhandenes Know-how sichtbar zu machen, gezielt einzusetzen und Weiterbildungsbedarfe zu identifizieren.
In projektbasierten Unternehmen beschreibt Ressourcenplanung die strukturierte Zuordnung von Mitarbeiter:innen zu Projekten unter Berücksichtigung von Fähigkeiten, Erfahrungen, Verfügbarkeit und Auslastung. Ziel ist es, Projekte optimal zu besetzen und gleichzeitig eine gleichmäßige Auslastung sicherzustellen. In der Praxis werden dazu Informationen zu Mitarbeitenden, Projekten und Zeitverfügbarkeiten zusammengeführt und regelmäßig aktualisiert. Je nach Komplexität erfolgt die Planung manuell, etwa über Tabellen, oder unterstützt durch spezialisierte Softwarelösungen. Moderne Ansätze setzen auf zentrale Plattformen, die eine transparente Datenbasis schaffen und es ermöglichen, Ressourcenplanung, Skill-Management und Forecasting miteinander zu verbinden.
Staffing bezeichnet die Planung und Besetzung von Projekten mit den passenden Mitarbeiter:innen. Dabei werden nicht nur fachliche Fähigkeiten berücksichtigt, sondern auch Verfügbarkeit, Auslastung, Erfahrung und Teamkonstellation. Ziel ist es, Projekte optimal zu besetzen und gleichzeitig eine effiziente Auslastung sicherzustellen.
Matching beschreibt die Zuordnung von Mitarbeiter:innen zu Anforderungen auf Basis von Skills und Erfahrungen. Staffing geht darüber hinaus und umfasst die ganzheitliche Planung von Projekteinsätzen inklusive Verfügbarkeit, Auslastung und wirtschaftlicher Aspekte. Matching ist somit ein Teil des Staffings.
Durch die Verknüpfung von Projektplanung, Verfügbarkeiten und wirtschaftlichen Kennzahlen kann eine Software automatisiert Umsatzprognosen berechnen. Diese basieren auf realen Planungsdaten und werden durch Annahmen ergänzt, um auch zukünftige Entwicklungen abzubilden. So entsteht eine belastbare Grundlage für unternehmerische Entscheidungen.
Eine Individualsoftware lohnt sich insbesondere dann, wenn Standardlösungen zentrale Anforderungen nicht ausreichend abdecken oder sich nicht flexibel anpassen lassen. Unternehmen profitieren von maßgeschneiderten Prozessen, besserer Integration in bestehende Systeme und langfristiger Kontrolle über die Weiterentwicklung.
User Story Mapping ist eine Methode aus der agilen Produktentwicklung, mit der Anforderungen strukturiert und priorisiert werden. Dabei werden User Stories entlang der Nutzerreise angeordnet, um ein gemeinsames Verständnis für Funktionen, Abläufe und Prioritäten zu schaffen. In Workshops hilft USM insbesondere dabei, komplexe Anforderungen zu strukturieren und den Scope eines Projekts klar zu definieren.
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